青岛市李沧区档案馆位于李沧区金液泉路8号，主要职能是负责接收、征集和管理党和国家的档案资料，维护档案资料完整与安全，积极提供利用，是集“爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心”五位一体的国家综合档案馆。
本解决方案结合档案管理现状分析和档案业务管理需求，融合互联网、物联网等“互联网+”技术，以档案馆/室智慧化建设、电子档案与实体档案双轨制智慧管理为己任，以符合国家安全要求为前提，保障档案信息和实体安全、档案工作者健康保护为总体目标。 通过一套整体的智慧档案平台系统，达到对电子档案和实体档案库房各类智能化设备的分散控制、统一管理，提升档案馆/室管理水平和安全级别，提高工作效率、简化运维流程。
解决方案基于物联网、云计算、大数据、档案人健康防护、档案安全防护等新技术，实现了对档案的收、管、存、用全业务流程管理；实现了对档案实体资源与数字资源的集中建设与管理；实现了档案和档案人安全与健康的极致保护。 解决方案提供六大方案特性，从完整性、先进性、体现性等服务于档案与档案人； 一、实现电子档案全流程监控与管理，从收集到整理、归档、移交档案、接收档案、鉴定档案、销毁档案、利用档案等，每一个业务步骤都进行实时监控、管理。 二、提供4A级安全控制，通过精细化电子档案权限体系，对单条电子文件的在线浏览、下载，打印的权限控制，保障电子档案安全。配合平台日志体系，通过重点数据加密传输，防止非法入侵、结合防火墙等其它软、硬件设备等技术手段，保障电子档案数据的安全。 三、格式整合规范化，电子文件的统一存储格式，利用信息化技术，将归档的电子文件转换为 PDF 格式保存，确保档案保存的长久。 四、实现可视化远程控制智能档案库房，利用虚拟3D的方式，直观的展示档案库房。可远程操作存储设备进行开架、合架，架体通风等动作。同时，进行实时的监控视频同步播放，通过图表等多种方式实时展示档案库房的实时环境数据（温度、湿度、空气质量等）。 五、实现一键式纸、电档案上下架，通过无缝集成扫描设备，扫描档案标签、库房地址标签即可实现实体档案、电子档案同步上架、下架。通过预上架机制实现扫描完成后的核对检验，保障上架、下架档案数据的准确性。 六、实体档案、电子档案一体化管理利用，致力于电子档案、实体档案一体化管理，通过RFID技术对电子档案以及实体档案位置实现全流程监控，从库房安全、库房环境、实体档案安全、智能型实体档案存储设备几个方面监控管理实体档案。 现阶段，通过研究物联网技术优化档案数据智慧管理业务全流程，突出“物联网”，以智能化、网络化的管理方式取代原有的手工管理，档案工作朝着实现与智能设备、信息活动有关的综合管理方向发展，并努力创新档案信息化管理模式，加快档案纸质实体智能存储模式建设，降低房产占用成本，节约档案管理中的人力资源。 目前全国范围内乃至全球，针对纸质、电子档案大容量的存储问题，尚未提出一套成熟的解决方案。保证纸质、电子档案大容量低成本保管，促进整个行业纸质、电子档案的集约化管理，及时填补国际国内空白。
解决方案应用于青岛市李沧区档案馆新馆，新馆不仅能够容纳现有档案和未来三十年的增量档案；在档案接收、整理、数字化等业务面建设了各类功能用房；同时，建设了展厅、开放档案阅览等对外服务区域，提高了公众利用档案效率。 管理模式上，跨过数字档案阶段直接进入智慧档案实践阶段，改变了过去通过手工管理档案的方式，实现了电子和纸质档案智慧化综合管理，实现了档案的智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧监督、智慧服务。
获2020年全省档案业务工作制度创新成果三等奖
